1. Rechtsgrundlagen und Begriffsbestimmungen

VO 2016/679: „Verordnung (EU)-Verordnung Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)“.

Gv. D. 231/2001 oder Dekret: Gesetzesvertretendes Dekret Nr. 231 vom 8. Juni 2001 bezüglich der „Regelung der strafrechtlichen Haftung juristischer Personen, Gesellschaften und Verbände auch ohne juristische Persönlichkeit“ in seiner geltenden Fassung.

Gesetz 146/2006: Gesetz Nr.146 vom 16. März 2006 („Ratifizierung und Umsetzung des Übereinkommens und der Protokolle der Vereinten Nationen gegen die grenzüberschreitende organisierte Kriminalität, die am 15. November 2000 und 31. Mai 2001 von der Generalversammlung angenommen wurden“).

Gesetz Nr. 179 vom 30. November 2017: „Bestimmungen zum Schutz der Personen, die Straftaten oder Unregelmäßigkeiten melden, von denen sie im Rahmen eines öffentlichen oder privaten Arbeitsverhältnisses Kenntnis erhalten“.

Gesetzesvertretendes Dekret Nr. 24 vom 10. März 2023: Die nationale Maßnahme zur „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zu Bestimmungen über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden".

Gv. D. 252/2005: Gesetzesvertretendes Dekret Nr. 252 vom 5. Dezember 2005 bezüglich „Der Regelung der Zusatzrentenformen“.

COVIP-Beschluss vom 29. Juli 2020: „Richtlinien für die Zusatzrentenformen bezüglich der vom Gesetzesvertretenden Dekret Nr. 147 vom 13. Dezember 2018 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/2341am Gesetzesvertretenden Dekret Nr. 252 vom 5. Dezember 2005 vorgenommenen Änderungen und Ergänzungen“.

COVIP: Die Aufsichtsbehörde für Rentenfonds, eine unabhängige Verwaltungsbehörde, deren Aufgabe es ist, den Markt für Zusatzrenten zu regulieren.

ANAC: Die italienische Antikorruptionsbehörde, eine unabhängige Verwaltungsbehörde, deren Aufgabe es ist, die Integrität der öffentlichen Verwaltung zu schützen, Illegalität und Korruption zu bekämpfen, Transparenz zu schaffen und öffentliche Aufträge zu überwachen.

 Fonds: Zusatzrentenfonds für die abhängig Beschäftigten von Arbeitgebern, die im Gebiet der Region Trentino-Südtirol tätig sind, kurz „Rentenfonds Laborfonds“

Ethikkodex: Ein Dokument, das gemäß Gv. D. 2312001 eingeführt wurde und mit dem der Fonds die Gesamtheit der Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten des Fonds gegenüber allen Personen darlegt, mit denen er zur Verfolgung seines Gesellschaftszwecks in Beziehung tritt. Ziel des Ethikkodex ist es, als Anhaltspunkte dienende ethische Standards und Verhaltensnormen festzulegen, die die Empfänger des Kodex bei ihren Beziehungen zum Fonds einhalten müssen, um rechtswidrigen Handlungen vorzubeugen und diese zu bekämpfen.

Grundlegende Funktion: das Governance-System eines Zusatzrentenfonds sieht unter den grundlegenden Funktionen die Risiko-Management-Funktion und die Funktion der Internen Revision sowie gegebenenfalls die versicherungsmathematische Funktion vor (Art. 1, Absatz 3, Buchst. C quinquies des Gv. D. Nr. 252/2005);

Arbeitnehmer oder Angestellte: Alle Angestellten des Fonds, einschließlich leitender Angestellter und Führungskräfte.

Mitarbeiter: alle Personen, die - auch nur vorübergehend - in einem Arbeitsverhältnis mit dem Fonds stehen, auch wenn sie nicht den Status von Arbeitnehmern haben (z. B. bezahlte oder unbezahlte ehrenamtliche Mitarbeiter und Praktikanten), Angestellte in der Probezeit sowie Personen, die noch nicht in einem Rechtsverhältnis mit dem Fonds stehen oder deren Vertrag beendet ist, wenn jeweils die Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglicher Phasen oder im Laufe des Arbeitsverhältnisses erworben wurden.

Berater: Personen, die ihre Tätigkeit für den Fonds aufgrund eines Vertragsverhältnisses ausüben. Selbständige und Freiberufler, die ihre Tätigkeit für den Fonds ausüben.

Whistleblowing (Meldung): besteht aus Tätigkeiten zur Regulierung von Verfahren, die dem Anreiz und dem Schutz von Meldungen gesetzwidriger Handlungen durch die gesetzlich vorgesehenen Personen zur Verfolgung des Interesses der Integrität des Fonds sowie der Vorbeugung und Bekämpfung von Veruntreuungen dienen.

Modell / OVM: Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell gemäß Artikel 6 und 7 des Dekrets.

ÜO: Das in den Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe b) und 7 des Gv. D. 231/2001 vorgesehene Überwachungsorgan, dessen Aufgabe es ist, über die Funktionsweise und Einhaltung des Modells zu wachen und für dessen Aktualisierung zu sorgen.

Meldung: Gegenstand der Meldung, der Anzeige und der Offenlegung können alle Mitteilungen, die mutmaßliche Beanstandungen, Unregelmäßigkeiten, Verstöße, verwerfliche Verhaltensweisen und Taten zum Gegenstand haben oder jegliches Vorgehen, das nicht den Vorschriften im Ethikkodex und/oder dem Modell entspricht sowie den Informationen über Verstöße gegen (nationale oder europäische) gesetzliche Bestimmungen, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität der öffentlichen Verwaltung oder des Fonds schaden, die innerhalb der Organisation der Einrichtung begangen wurden, mit der die meldende oder Anzeige erstattende Person eine der vom Gesetzgeber vorgesehenen gültigen Rechtsbeziehungen unterhält.

Anonyme Meldung: jede Meldung, in denen die Personalien der meldenden Person nicht ausdrücklich genannt werden und auch nicht zurückverfolgt werden können.

Böswillige Meldung: die Meldung, die lediglich zu dem Zweck erstattet wird, Schaden oder Nachteile zuzufügen.

Meldende Person oder Whistleblower: die Person, die gemäß Gesetz Nr. 179 vom 30. November 2017 des Gv. D. 24/2003 und  Art. 5-bis des Gv. D. 252/2005 Meldung erstattet.

Mittler: Eine "natürliche Person, die die meldende Person bei einem Meldeverfahren in einem beruflichen Kontext unterstützt und deren Unterstützung vertraulich sein sollte".

 

2. Ziele

 

Das Ziel vorliegender „Whistleblowing-Politik – Verfahren zur Meldung rechtswidriger Handlungen (im Folgenden das „Verfahren“) ist die Einrichtung eindeutiger und identifizierter Informationskanäle, die geeignet sind, den Eingang, die Analyse und die Bearbeitung - auch anonymer - Meldungen über Verstöße gegen das Modell, den Ethikkodex und die (nationalen oder europäischen) gesetzlichen Bestimmungen, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität der öffentlichen Verwaltung oder des Fonds schaden, die innerhalb der Organisation der Einrichtung begangen wurden, mit der die meldende oder Anzeige erstattende Person eine der vom Gesetzgeber vorgesehenen gültigen Rechtsbeziehungen unterhält zu gewährleisten und die notwendigen Tätigkeiten für deren korrekte Abwicklung durch das Überwachungsorgan festzulegen.

Das Verfahren wurde zunächst zur Befolgung von Art. 6, Absatz 2 des Gv. D. 231/01, wie durch das Gesetz Nr. 179 vom 30. November 2017[1] geändert, erstellt:

Daraufhin wurde mit der Richtlinie (EU) Nr. 2019/1937 ein echtes Recht auf die Meldung für alle Mitgliedstaaten eingeführt. Whistleblowing ist ein Instrument zur Verhinderung rechtswidriger Handlungen und Ausdruck eines Menschenrechts (Meinungsfreiheit). Ziel der Richtlinie ist es, den Schutz der Whistleblower (oder „Hinweisgeber“ in der deutschen Übersetzung des Textes) innerhalb der Union zu regeln, indem gemeinsame Mindeststandards für den Schutz eingeführt wurden, um die nationalen gesetzlichen Vorschriften zu vereinheitlichen. Die Richtlinie sieht einen Schutz für Whistleblower vor, ohne zwischen dem öffentlichen und dem privaten Sektor zu unterscheiden, um die Aufdeckung rechtswidriger Handlungen zu fördern, die nicht nur von den sogenannten Einrichtungen des öffentlichen Sektors, sondern auch in privaten Unternehmen und Betrieben, die in verschiedenen Marktsektoren tätig sind, begangen werden.

Das gesetzesvertretende Dekret Nr. 24 vom 10. März 2023 ist die nationale Maßnahme zur Umsetzung der Richtlinie (EU) Nr. 2019/1937 zur „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zu Bestimmungen über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden"

Dieses Dekret vereint in einem einzigen Gesetzestext die gesamte Regelung der Meldekanäle und den Schutz von meldenden Personen sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor.

Nach den neuen Bestimmungen des Gv. D.  24/2023 wird der Schutz der meldenden Personen außer bei  Verstößen gegen das Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell (MOG) und die ergänzenden Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung auch dann gewährleistet,  wenn die Informationen Verstöße gegen (nationale oder europäische) Rechtsvorschriften betreffen, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität der öffentlichen Verwaltung oder des Fonds schaden und innerhalb der Organisation der Einrichtung begangen wurden, mit der die meldende oder Anzeige erstattende Person eine der vom Gesetzgeber als gültig anerkannten Rechtsbeziehungen unterhält. Die Informationen über Verstöße können auch noch nicht begangene Verstöße betreffen, von denen die meldende Person vernünftigerweise annimmt, dass sie aufgrund konkreter Anhaltspunkte begangen werden könnten. Dabei kann es sich auch um Unregelmäßigkeiten und Anomalien (symptomatische Hinweise) handeln, von denen die meldende Person glaubt, dass sie zu einem der im Dekret vorgesehenen Verstöße führen könnten. Gegenstand der Meldung, Offenlegung oder Anzeige können auch Elemente sein, die Verhaltensweisen betreffen, die die Verschleierung der Verstöße zum Ziel haben.  Dazu gehört zum Beispiel die Verheimlichung oder Vernichtung von Beweisen für die Begehung des Verstoßes. Nicht zu den Informationen über Verstöße, die gemeldet oder angezeigt werden können, gehören die Informationen, die eindeutig unbegründet sind, Informationen, die bereits vollständig der Öffentlichkeit bekannt sind, sowie Informationen, die nur auf der Grundlage von Indiskretionen oder wenig glaubhaften Gerüchten (sog. Flurgeflüster) erworben wurden. Darüber hinaus sieht das Gv. D 24/2023 außer dem normalen Recht von meldenden Personen, Meldungen anhand der internen Kanäle innerhalb der Organisation zu machen, auch die Möglichkeit vor, externe Meldungen an die ANAC zu machen oder, in Ausnahmefällen, über die Presse oder mit elektronischen Mitteln oder Mitteln zur Verbreitung von Informationen, die eine hohe Anzahl von Personen erreichen können bzw. durch die Berufung an die der Justiz- oder Rechnungsführungsbehörde, offenzulegen.

Es wird unter vier Meldekanälen unterschieden:

1. interner Kanal;

2. externer Kanal, der von der ANAC verwaltet wird;

3. Offenlegungen;

4. Anzeigeerstattung bei Justiz- oder Rechnungslegungsbehörden.

Gemäß oben genannten Rechtsvorschriften stellt der Fonds klare Informationen über den Kanal, die Verfahren und die Voraussetzungen für die Abgabe interner Meldungen sowie über den Kanal, die Verfahren und die Voraussetzungen für die Abgabe externer Meldungen, bereit. Vorstehende Informationen werden an den Arbeitsplätzen ausgehängt und sind leicht zu erkennen. Sie sind auch den Personen zugänglich, die nicht vor Ort arbeiten, aber in einer Rechtsbeziehung zur Einrichtung stehen und müssen auch in Kursen und Schulungen über Ethik und Integrität behandelt werden.  Diese Informationen werden auch auf der Website in einem speziellen Bereich veröffentlicht. Das Verfahren erfüllt außerdem die Vorgaben gemäß Art. 5-bis des Gv. D. 252/05 bezüglich des Teils, der von den Rentenfonds die Einrichtung grundlegender Funktionen (im Fall des Fonds, die Funktion Interne Revision und die Risiko-Management-Funktion) und die Anwendung von Verfahren verlangt, die die Inhaber dieser Funktionen infolge ihrer Mitteilungen gemäß Art. 5-Bis,bis, Absatz 5, Gv. D. 252/05 angemessen gegen diskriminierende oder unlautere Verhaltensweisen sowie Vergeltung schützen.

Das Verfahren erachtet Meldungen als relevant, welche Verhaltensweisen, Risiken, Unregelmäßigkeiten, Straftaten (auch versuchte) und Machtmissbrauch zu privaten Zwecken zur Schädigung des Interesses des Fonds betreffen.

Die Meldung betrifft keine persönlichen Beschwerden der meldenden Person oder Ansprüche/Forderungen, die unter die Regelung des Beschäftigungsverhältnisses fallen, oder für die auf die Regelungen und Verfahren der Personalführung Bezug zu nehmen ist.

3. Geltungsbereich

 

Dieses Verfahren gilt für:

• Verwaltungsratsmitglieder;
• Aufsichtsratsmitglieder;
• Mitglieder der Überwachungsorgane;
• alle Angestellten, einschließlich leitender Angestellter und eventuelle Führungskräfte;
• Mitarbeiter und Berater
• Wirtschaftsprüfungsgesellschaft;
• den Verantwortlichen der Risiko-Management-Funktion;
• den Verantwortlichen der Funktion Interne Revision;

• externe Personen des Fonds, die jedoch direkt oder indirekt für oder mit dem Fonds tätig sind (z. B. Berater, Lieferanten) sowie alle anderen Personen, die mit dem Fonds in Kontakt treten, um Meldung zu erstatten. Die meldenden Personen müssen im Rahmen ihrer Beziehungen zum Fonds und gemäß Vorschriften des Modells, des Ethikkodex und den jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften Sachverhalte melden, die im nachstehenden Absatz 5 „Gegenstand der Meldung“ vorgesehen sind.

Meldungen können eingereicht werden:

• wenn ein Rechtsverhältnis besteht;
• während der Probezeit;
• wenn das Rechtsverhältnis noch nicht begonnen hat, wenn die Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erworben wurden;
• nach der Auflösung des Rechtsverhältnisses, wenn die Informationen über Verstöße vor der Aufhebung des Rechtsverhältnisses erworben wurden (Rentner).

 

 

 

 

4. Zuständigkeit und Verbreitung

 

Das Verfahren ist ein Bestandteil des Modells und wird somit vom Verwaltungsrat des Fonds genehmigt, der im Falle von gesetzlichen Aktualisierungen und/oder auf eventuellen Vorschlag des ÜO auch für dessen Aktualisierung und Ergänzung zuständig ist.

Das Verfahren wird zusammen mit dem Meldeformular der rechtswidrigen Handlungen in der jeweils geltenden Fassung auf der Website des Fonds www.laborfonds.it zur Verfügung gestellt.

Die gleichen Verbreitungsmodalitäten (siehe oben) werden für die nachträglichen Überarbeitungen und Ergänzungen des Verfahrens angewandt.

 

5. Betreff der Meldung

 

Die Meldung kann betreffen:

Verstöße gegen nationale Bestimmungen, die Folgendes betreffen:

• rechtswidrige Verhaltensweisen gemäß Gv. D. 231/2001 (Vortaten, z.B. unrechtmäßige Entgegennahme von Geldern, Betrug zum Nachteil des Staates, einer öffentlichen Einrichtung oder der Europäischen Union, um öffentliche Mittel zu erlangen, Computerbetrug zum Nachteil des Staates oder einer öffentlichen Einrichtung und Betrug bei öffentlichen Lieferungen) oder Verstöße gegen das MOG und/oder den Ethikkodex des Fonds.

Verstöße gegen die europäischen Rechtsvorschriften, die Folgendes betreffen:

• rechtswidrige Handlungen,  die in den Anwendungsbereich von Rechtsakten der Europäischen Union in folgenden Sektoren  fallen: öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Strahlenschutz und kerntechnische; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und Tierschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten Datenschutz sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
• Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union;
• Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften (z. B. Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen);
• Unterlassungen oder Verhaltensweisen, die den Gegenstand oder Zweck der Binnenmarktvorschriften vereiteln.

Die Meldung kann auch Informationen über Verhaltensweisen zum Gegenstand haben, deren Ziel es ist, die oben genannten Verstöße zu verbergen, sowie auf noch nicht begangene rechtswidrige Handlungen, von denen die meldende Person jedoch vernünftigerweise annimmt, dass sie stattfinden könnten, wenn konkrete, präzise und übereinstimmende Anhaltspunkte, sowie auf begründete Verdachtsmomente, vorliegen.

Die gemeldeten Verstöße müssen die oben genannten Sachverhalte betreffen und das öffentliche Interesse oder das Interesse an der Integrität der öffentlichen Verwaltung oder Einrichtung beeinträchtigen.

Die Gründe, die den Whistleblower zur Meldung veranlasst haben, sind für die Entscheidung über die Anerkennung des durch die Rechtsvorschriften gewährten Schutzes, als irrelevant anzusehen.

 

6. Grundsätze

 

6.1. Garantie der Anonymität und Schutz

Um die Empfänger zu ermutigen, umgehend mögliche rechtswidrige Verhaltensweisen oder Unregelmäßigkeiten zu melden, garantiert der Fonds die vertrauliche Behandlung der Meldung und der darin enthaltenen Informationen (einschließlich aller Anhaltspunkte der Meldung, aus denen die Identität des Whistleblowers - auch indirekt – hervorgehen kann)),  sowie die Anonymität der meldenden Person oder einer beliebigen Person, die sie zugesandt hat, auch in dem Fall, in dem sie sich nachträglich als falsch oder unbegründet herausstellen sollte.

Der Schutz der Identität der meldenden Person wird auch in Straf-, Rechnungslegungs- und Disziplinarverfahren gewährleistet.  Ebenso wird die Identität der beteiligten Personen und der in der Meldung genannten Personen geschützt. Einrichtungen des öffentlichen und privaten Sektors, die ANAC sowie die Verwaltungsbehörden, denen die ANAC, die in ihre Zuständigkeit fallenden externen Meldungen übermittelt, schützen die Identität der beteiligten (gemeldeten) Personen und der in der Meldung genannten Personen bis zum Abschluss des aufgrund der Meldung eingeleiteten Verfahrens unter Einhaltung der gleichen Garantien, die für die meldende Person vorgesehen sind.

Was insbesondere und lediglich die Verantwortlichen der Risiko-Management-Funktion und der Funktion Interne Revision betrifft, ist außerdem die von Art. 5-Bis, Absatz 5 des Gv. D. 252/2005 vorgesehene Mitteilung gemeint, demzufolge der Inhaber einer Grundlegenden Funktion (d. h. der Verantwortliche der Risiko-Management-Funktion und/oder der Inhaber der Internen Revision) verpflichtet ist, die COVIP in dem Fall zu benachrichtigen, falls das Fondsorgan, dem es ihre Ergebnisse und Empfehlungen weitergeleitet hat, welche für dessen Tätigkeitsbereich relevant sind, nicht zeitnah angemessene Korrekturmaßnahmen ergreift[2]

In Bezug auf die gemäß Art. 5 bis, Absatz 5, Buchst. a) und b) erfolgten Meldungen schützt COVIP innerhalb der von der Rechtsordnung zulässigen Grenzen, die vertrauliche Behandlung der personenbezogenen Daten derer, die gemäß vorstehendem Absatz 5 Mitteilungen machen. Insbesondere und unbeschadet des Amtsgeheimnisses darf die Identität der Person, die die Mitteilung gemacht hat, nur mit ihrer Zustimmung preisgegeben werden bzw. wenn die Kenntnis ihrer Identität für die Verteidigung der Person unerlässlich ist, auf die sich die Mitteilung bezieht. Die meldenden Personen, deren Identität nicht verbreitet wird, sind gegen jede Form der Diskriminierung, Strafbarkeit und Vergeltung geschützt. Das ÜO gewährleistet die absolute Vertraulichkeit und Anonymität der meldenden Personen, vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten und Wahrung der Rechte des Fonds.

Der Fonds behält sich das Recht vor, gegen jede Person angemessene Maßnahmen zu ergreifen oder Disziplinarstrafen zu verhängen, die Vergeltungsaktionen gegen diejenigen vornehmen oder androhen, die Meldungen im Einklang mit diesem Verfahren eingereicht haben (einschließlich Meldungen durch die Verantwortlichen der Grundlegenden Funktionen), vorbehaltlich des Rechts der Rechtsnehmer auf Rechtsschutz, sollten sich zulasten der meldenden Person eine straf- oder zivilrechtliche Verantwortung im Zusammenhang mit falschen Aussagen oder Berichten ergeben haben.

Außerhalb der Fälle von Haftung wegen Verleumdung oder übler Nachrede bzw. von Fällen der zivilrechtlichen Haftung stellen die Meldungen/Mitteilungen an COVIP durch die Verantwortlichen der Grundlegenden Funktionen gemäß Art. 5-bis, Absatz 5 des Gv. D. 252/2005 keinen Verstoß gegen die Verpflichtungen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zwischen dem Verantwortlichen der Grundlegenden Funktion und dem Fonds dar.

 

6.2. Anonyme Mitteilungen

Obwohl das ÜO im Einklang mit dem Ethikkodex anonym übermittelte Meldungen nicht vorzieht, sind jedoch auch anonyme Meldungen zulässig. In diesem Fall prüft das ÜO zunächst die Stichhaltigkeit und Relevanz in Bezug auf seine Aufgaben. Es werden anonyme Meldungen berücksichtigt, die bezüglich der Aufgaben des ÜO relevant sind und keine allgemeinen, konfusen und/oder offensichtlich verleumderischen Sachverhalte enthalten. Bei anonymen Meldungen, Anzeigeerstattungen bei den Justizbehörden oder anonyme öffentliche Bekanntgabe, finden die Schutzmaßnahmen für Vergeltungsmaßnahmen, wenn die Identität der meldenden Person daraufhin festgestellt wird und Vergeltungsmaßnahmen gegen sie ergriffen wurden, Anwendung.

 

7. Schutz gegen Vergeltungsakte oder Diskriminierungen

 

Der Laborfonds schützt die meldende Person (einschließlich der Verantwortlichen der Grundlegenden Funktionen) vor jeder Art von Bedrohung, Vergeltung, Sanktion oder Diskriminierung gegen ihn oder diejenigen, die bei der Rückmeldung bezüglich der Begründetheit der Mitteilungen beteiligt waren.. Der Angestellte/Verantwortliche der Grundlegenden Funktion, der der Auffassung ist, infolge der Meldung einer gesetzeswidrigen Handlung Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt worden zu sein[3], hat das ÜO ausführlich über die Diskriminierung zu informieren. Dieses Organ wägt  das tatsächliche Vorhandensein der einzelnen Elemente ab, um daraufhin gegebenenfalls die ihm zustehenden Ermittlungen gegenüber der Person vorzunehmen, die den Vergeltungsakt begangen hat, indem es  dessen erneute Prüfung beantragt. .Für die Bearbeitung der Meldungen über Vergeltungsmaßnahmen im öffentlichen und privaten Sektor ist die ANAC zuständig.

Um die für die Feststellung von Vergeltungsmaßnahmen unerlässlichen Vorinformationen zu erhalten, kann die ANAC die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde des öffentlichen Dienstes und dem nationalen Gewerbeaufsichtsamt im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten in Anspruch nehmen, unbeschadet der ausschließlichen Zuständigkeit der ANAC für die Bewertung der erworbenen Informationen und die eventuelle Verhängung von Ordnungsstrafen. Es ist Aufgabe der Justizbehörde, Vergeltungsmaßnahmen für nichtig zu erklären.

Die Schutzmaßnahmen finden außerdem Anwendung auf:

•   den Mittler;

•   die Personen, die sich im selben beruflichen Kontext, wie die meldende Person befinden, die Person, die eine Anzeige erstattet hat, oder die Person, die eine Offenlegung vorgenommen hat, und die mit diesen Personen durch eine dauerhafte emotionale oder familiäre Beziehung bis zum vierten Grad verbunden sind;

     - Arbeitskollegen der meldenden Person oder der Person, die Anzeige erstattet oder eine Offenlegung vorgenommen hat, die sich im selben beruflichen Kontext befinden, und die in einer regelmäßigen und aktuellen Beziehung zu dieser Person stehen;

     - Einrichtungen, die der meldenden Person gehören oder für diese Personen arbeiten sowie auf Einrichtungen, dies im selben beruflichen Kontext wie vorstehende Personen tätig sind.

Im Rahmen von Gerichts- oder Verwaltungsverfahren oder in jedem Fall bei außergerichtlichen Streitigkeiten über die Feststellung von Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die gemäß Gv. D. 24/2023 gegenüber den meldenden Personen verboten sind, wird davon ausgegangen, dass diese auf die Meldung, Offenlegung oder Anzeigeerstattung bei der Justiz- oder Rechnungslegungsbehörde zurückzuführen sind, Die Beweislast, dass diese Verhaltensweisen oder Handlungen nichts mit der Meldung, Offenlegung oder Anzeigeerstattung zu tun haben, liegt bei der Person, die sie vorgenommen hat. Die Umkehr der Beweislast gilt nicht für andere Personen und Einrichtungen, die nicht die meldende Person sind (zum Beispiel Mittler und Kollegen).

 

Das Recht des Angestellten, sich direkt an die Gewerkschaften zu wenden, um die gesetzlich vorgesehenen Verfahren zu seinem Schutz einzuleiten, bleibt davon unberührt.

 

8. Schutz der meldenden Person

 

Die Identität des Whistleblowers wird sowohl während der Einholung der Meldung als auch in allen darauffolgenden Phasen geschützt; davon ausgenommen sind die Fälle, in denen die Identität von Rechts wegen preisgegeben werden muss (z. B. bei straf-, steuer- oder verwaltungsrechtlichen Ermittlungen, Inspektionen der Kontrollorgane usw.). Die Identität des Whistleblowers darf den Personen, die für die Abwicklung des gesamten Disziplinarverfahrens zuständig sind und dem Beschuldigten nur in den Fällen preisgegeben werden, in denen:

• die meldende Person ausdrücklich ihre Zustimmung dazu gibt;
• die Beanstandung der Disziplinarstrafe bezüglich der Meldung sich ganz oder teilweise als begründet herausstellt und die Kenntnis der Identität der meldenden Person absolut unerlässlich für die Verteidigung des Beschuldigten ist.

Alle Personen, die Meldungen erhalten oder die an deren Bearbeitung beteiligt sind, müssen die vertrauliche Behandlung der Identität der meldenden Person gewährleisten.

Das ÜO hat die mutmaßliche Diskriminierung dem Verwaltungsrat zu melden.

 

Der Fonds verpflichtet sich außerdem, auch im Sinne der spezifischen Vorschriften der einschlägigen Gesetze, den Verantwortlichen der Grundlegenden Funktion, welche eine Meldung erstattet, vor etwaigen Vergeltungsaktionen und diskriminierenden Handlungen zu schützen, unter strikter Einhaltung des vorliegenden Verfahrens und der im Ethikkodex enthaltenen Grundsätze.

9. Modalitäten der Meldung

Die Wahl des Meldekanals liegt nicht im Ermessen des Whistleblowers, da die Verwendung des internen Meldekanals Vorrang hat und eine externe Meldung nur bei Erfüllung der in Artikel 6 des Gv.D 24/2023 genannten Bedingungen möglich  ist.

 

9.1. Interner Meldekanal

Die Meldungen müssen dem ÜO durch direkte Mitteilung hauptsächlich über die Plattform erfolgen, die über den Link   https://laborfonds.segnalazioni.net/ zugänglich ist. Alternativ kann die Meldung auch in anderer Form übermittelt werden. Um das Ausfüllen zu erleichtern, steht ein Faksimile eines „Meldeformulars“ zur Verfügung, das diesem Verfahren beigefügt ist.

Die Mitglieder des ÜO, die für die Verarbeitung der Daten gemäß VO 2016/679 zuständig sind, verlangen, dass die in den Meldungen enthaltenen Daten, die anhand vorstehenden Meldeformulars oder formlos weitergeleitet werden, sachdienlich sind.

Zudem sind in der Detailbeschreibung über das Verhalten, das die Ursache der Meldung darstellt, keine Informationen zu erteilen, die nicht in jeder Hinsicht den Gegenstand der Meldung betreffen. Im Fall von Berichten, die in offensichtlicher Bösgläubigkeit erstellt wurden, behält sich das ÜO das Recht vor, diese nach Streichung der Namen und Elemente, die die Identifizierung der gemeldeten Personen ermöglichen könnten, zu archivieren.

In Bezug auf den Inhalt der Meldungen muss der Whistleblower alle sachdienlichen Angaben machen, damit der oder die Empfänger die Kontrollen und Ermittlungen zur Bestätigung der Stichhaltigkeit der die Meldung betreffenden Sachverhalte vornehmen kann/können. Bezüglich weiterer Einzelheiten über dieechtswidrigen Handlungen,.

wird auf das das Kapitel 5 „Gegenstand der Meldung“ dieses Verfahrens verwiesen.

Die meldende Person hat in der schriftlichen Meldung folgende Informationen zu erteilen:

• Beschreibung der rechtswidrigen Handlungen;
• Identität der meldenden Person unter Angabe der Qualifikation/Funktion/ausgeübten Rolle;
• klare und vollständige Beschreibung der für die Meldung betreffenden Sachverhalte;
• sofern bekannt, die zeitlichen und örtlichen Gegebenheiten, in denen die Taten begangen wurden;
• sofern bekannt, die Personalien oder sonstige Angaben, die die Identifizierung der Person ermöglichen, die die gemeldeten Taten begangen hat;
• eventuelle weitere Personen, die Angaben zu den der Meldung betreffenden Sachverhalte machen können;
• eventuelle weitere Dokumente, die die Stichhaltigkeit dieser Sachverhalte bestätigen können;
• alle weiteren Informationen, die eine sachdienliche Bestätigung bezüglich des Bestehens der gemeldeten Sachverhalte liefern können.

Unter Berücksichtigung vorstehender Ausführungen zur bevorzugten Nutzung des Web-Kanals können Mitteilungen der meldenden Person an das Überwachungsorgan wie folgt vorgenommen werden

1. Mittels Schreiben auf dem Postweg in geschlossenem Umschlag mit der Aufschrift „NICHT ÖFFNEN – DEM VORSITZENDEN DES ÜBERWACHUNGSORGANS AUSZUHÄNDIGEN”

Die Postanschrift ist:

Überwachungsorgan c/o ZUSATZRENTENFONDS LABORFONDS, Piazza delle Erbe, 2 - 38122 Trient

Überwachungsorgan c/o ZUSATZRENTENFONDS LABORFONDS, Andreas-Hofer-Str. 3 H - 39100 Bozen

2. Ausfüllen des auf der entsprechenden Plattform zur Verfügung gestellten Fragebogens unter dem Link https://laborfonds.segnalazioni.net.
3. Mündlich abgegebene Erklärung über Sprachnachrichtensysteme, die über den Link https://laborfonds.segnalazioni.net/ zugänglich sind, an ein Mitglied des O.d.V. oder, auf Antrag der meldenden Person ebenfalls über denselben Link, durch ein persönliches Gespräch, das innerhalb einer angemessenen Frist anberaumt und anschließend in das Protokoll aufgenommen wird.

 

Der O.d.V. ist bei nicht anonymen Meldungen dazu verpflichtet:

(a) der meldenden Person innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung auszustellen;

(b) weiterhin mit der meldenden Person in Kontakt zu bleiben, um diese gegebenenfalls um zusätzliche Informationen bitten zu können;

(c) die eingegangenen Meldungen sorgfältig zu verfolgen;

(d)  innerhalb von drei Monaten nach dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls diese Bestätigung nicht erfolgt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Einreichung der Meldung darauf zu antworten.

Erweist sich die Meldung nach Abschluss der Überprüfung als begründet, sorgt das O.d.V. je nach Art der Meldung und der Profile der rechtswidrigen Handlungen dafür,dass:  

- die Ergebnisse der Feststellungen den Kollegialorganen und der Funktion Interne Revision mitgeteilt werden;

- bei der zuständigen Justizbehörde eine Anzeige erstattet wird.

Die anonyme erfolgte Meldung muss alle Angaben enthalten, die für die Rekonstruktion des Sachverhalts und die Feststellung der Begründetheit der Meldung nützlich sind. Insbesondere muss die Meldung folgende Angaben enthalten: Zeit und Ort, an dem sich der gemeldete Sachverhalt ereignet hat; Beschreibung des Sachverhalts; Vor- und Nachname oder andere nützliche Angaben zur Identifizierung des Verfassers/der Verfasser des gemeldeten Sachverhalts sowie alle anderen eventuell beteiligten Personen; gegebenenfalls   andere Personen, die über den Sachverhalt Auskunft geben könnten.

Die meldenden Personen werden jedoch dazu ermutigt, keine anonymen Meldungen vorzunehmen, um die eventuelle Ermittlungstätigkeit zu vereinfachen. Das ÜO und der Fonds sichern den maximalen Schutz der Daten und Geheimhaltung der Whistleblower zu und wirken jeglicher Art der Vergeltung gegenüber denjenigen entgegen, die mutmaßliche Verstöße melden.

 

9.2. Externer Meldekanal

Die zuständige Behörde für externe Meldungen ist die ANAC. Eine Meldung an die Behörde ist nur möglich, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt, ist:

a)  die obligatorische Nutzung des internen Meldekanals im Rahmen des beruflichen Kontexts nicht vorgesehen ist oder dieser Meldekanal, selbst wenn er obligatorisch ist, nicht aktiviert ist oder, selbst wenn er aktiviert ist, nicht den gesetzlichen Bestimmungen entspricht;

(b)   die meldende Person bereits eine interne Meldung gemacht hat, die nicht weiterverfolgt wurde;

(c) die meldende Person berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass eine interne Meldung nicht wirksam weiterverfolgt würde, oder dass die Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen zur Folge haben könnte;

(d) die meldende Person berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann;

(e) wenn für den Bearbeiter der Meldungen eventuell ein Interessenkonflikt in Bezug auf eine bestimmte Meldung besteht (z. B. weil die meldende Person und der Bearbeiter dieselbe Person sind)

Mit der durch das Gv. D.  24/2023 eingeführten Reform wurde der ANAC die Befugnis/Pflicht zugewiesen, die Leitlinien für die Verfahren zur Einreichung und Bearbeitung von externen Berichten anzuwenden. Das ANAC-Verfahren (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) wird regelmäßig, mindestens alle drei Jahre, überprüft.

Die Meldungen können schriftlich über die von der ANAC zur Verfügung gestellte IT-Plattform oder mündlich telefonisch und andere Sprachnachrichtensysteme oder, wenn die Person dies wünscht, auch durch ein persönliches Gespräch innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen.

 

 

Die ANAC muss:

(a) die meldende Person innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der externen Meldung über deren Eingang informieren (es sei denn, die meldende Person hat ausdrücklich etwas anderes verlangt oder die ANAC ist der Auffassung, dass eine Mitteilung den Schutz der Vertraulichkeit der meldenden Person beeinträchtigen würde);

(b) weiterhin mit der meldenden Person in Kontakt bleiben und gegebenenfalls um zusätzliche Informationen bitten;

(c) die Prüfung auch durch Anhörungen und die Einholung von Unterlagen vornehmen;

(d) der meldenden Person innerhalb von drei Monaten oder, im Fall berechtigter und triftiger Gründe, innerhalb von sechs Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung der externen Meldung oder, wenn diese nicht erfolgt, nach Ablauf der sieben Tagen nach Erhalt antworten;  

(e)  der meldenden Person das endgültige Ergebnis mitteilen, das auch aus einer Archivierung oder Übermittlung an die zuständigen Behörden oder aus einer Empfehlung oder einem Bußgeld bestehen kann.

Die ANAC ordnet außerdem an, dass die Weiterleitung von Meldungen, die Informationen über Verstöße zum Gegenstand haben, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, an die zuständige Verwaltungs- oder Justizbehörde, einschließlich Institutionen, Organe oder Stellen der Europäischen Union, erfolgt und informiert gleichzeitig die meldende Person über die Weiterverweisung.

Die ANAC kann gegen die verantwortliche Person folgende Bußgelder verhängen:

• Von 10.000 bis 50.000 Euro in Fällen, in denen Vergeltung geübt wird, oder wenn festgestellt wird, dass eine Meldung behindert, oder der Versuch unternommen wurde, ihn zu behindern, oder dass die Verpflichtung zur Vertraulichkeit verletzt wurde;
• von 10.000 bis 50.000 Euro, wenn die ANAC feststellt, dass keine Meldekanäle eingerichtet wurden, dass keine Verfahren für die Vornahme und Bearbeitung von Meldungen angewandt wurden oder dass diese unzureichend sind;
• 500 bis 2.500 Euro, wenn die strafrechtliche Haftung der meldenden Person wegen übler Nachrede oder Verleumdung festgestellt wird.

 

9.3 Modalitäten der Meldungen gemäß Art. 5 bis, Absatz 5, Gv. D. Nr. 252/05

Sollten die Verantwortlichen der Grundlegenden Funktionen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit feststellen, dass der Fonds zum Beispiel eine bedeutende gesetzliche Voraussetzung nicht erfüllt und/oder dass ein bedeutender Verstoß gegen die für den Fonds geltende Gesetzgebung, Verordnungen oder Verwaltungsvorschriften begangen wurde, informieren sie die Fondsorgane und das ÜO umgehend; dabei sind jeweils im Rahmen der Policy bezüglich  des Risikomanagements und der Internen Revision auch die Vorschriften der Richtlinien zu berücksichtigen, die von Zeit zu Zeit vom Fonds angewandt werden.

Der Verwaltungsrat informiert den ÜO über die Korrekturmaßnahmen, die infolge des Eingangs vorstehender Mitteilung durch die Grundlegenden Funktionen ergriffen wurden bzw. die etwaige begründete Ablehnung, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Ergreift das Fondsorgan, dem vorstehende Ergebnisse und Empfehlungen übermittelt wurden, nicht zeitnah angemessene Korrekturmaßnahmen, benachrichtigt der Verantwortliche der betroffenen Grundlegenden Funktion COVIP über seine Feststellungen. Die der COVIP gemäß Art. 5 bis, Absatz 5 des Gv. D. 252/2005 erstatteten Meldungen werden unverzüglich auch an den ÜO für die unter seine Zuständigkeit fallenden Tätigkeiten weitergeleitet.

 

 

9.4 Offenlegung

Die meldende Person, die eine Offenlegung vornimmt (d.h. “Informationen über Verstöße über die Presse oder elektronische Medien oder auf andere Weise durch Mittel zur Verbreitung von Informationen, die eine große Anzahl von Personen erreichen können“, an die Öffentlichkeit bringt), genießt den Schutz des Gv. D. 24/2023, wenn zum Zeitpunkt der Offenlegung eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist

a) Die meldende Person hat bereits eine interne und eine externe Meldung gemacht oder direkt eine externe Meldung gemacht und innerhalb der festgelegten Fristen keine Antwort auf die vorgesehenen oder getroffenen Maßnahmen zur Weiterverfolgung der Meldungen erhalten;

b) die meldende Person hat einen berechtigten Grund zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann;

c) die meldende Person einen begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die externe Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen zur Folge hat, oder aufgrund der besonderen Umstände des konkreten Falles nicht wirksam weiterverfolgt werden kann, z. B., wenn Beweise unterschlagen oder vernichtet werden könnten oder wenn die begründete Befürchtung besteht, dass der Empfänger der Meldung mit der Person, die den Verstoß begangen hat, zusammenarbeitet oder an dem Verstoß beteiligt ist.

 

Die meldende Person genießt nur dann Schutz, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung einen berechtigten Grund zu der Annahme hatte, dass die Informationen über die gemeldeten, offengelegten oder angezeigten Verstöße der Wahrheit entsprechen.

 

10. Verantwortung des Whistleblowers

 

Das Verfahren beeinträchtigt die strafrechtliche und disziplinäre Verantwortung des Whistleblowers - einschließlich der Verantwortlichen der Grundlegenden Funktionen, die Mitteilungen gemäß Art. 5-Bis des Gv. D. 252/2005 machen, im Fall verleumderischer oder diffamierender Meldungen im Sinne des ital. Strafgesetzbuches und Art. 2043 des ital. Zivilgesetzbuches nicht. Verantwortung besteht sowohl in Bezug auf Disziplinarmaßnahmen als auch in Bezug auf anderen eventuellen Formen des Missbrauchs dieses Verfahrens, wie offensichtlich opportunistische Meldungen und/oder solche, die lediglich den Zweck verfolgen, den Beschuldigten oder andere Personen zu schädigen sowie alle anderen Fälle der unsachgemäßen Anwendung oder vorsätzlichen Instrumentalisierung des Rechtsinstitutes, das Gegenstand dieses Verfahrens ist. Es wird festgehalten, dass der Fonds alle am besten geeigneten Disziplinar- und/oder gesetzlichen Maßnahmen zum Schutz seiner Rechte, Güter und seines Ansehens gegenüber jeder Person ergreifen kann, die böswillig falsche, unbegründete oder opportunistische Meldungen erstattet hat bzw. Meldungen, die lediglich den Zweck verfolgen die gemeldete Person oder andere in der Meldung genannte Personen zu verleumden, diffamieren oder zu schädigen.

11. Bearbeitung der Meldungen durch das Überwachungsorgan

 

Der Bearbeitungsprozess wird in folgende Tätigkeiten unterteilt: Erhalt, Prüfverfahren und Feststellung.

11.1. EINGANG DER MELDUNGEN: Das ÜO erhält die Meldungen direkt von der meldenden Person über das eigens eingerichtete EDV-System gemäß vorstehendem Absatz 9,  per Post oder mündlich.

11.2. PRÜFVERFAHREN UND FESTSTELLUNG: das ÜO beurteilt die eingegangenen Meldungen unter Einhaltung des Grundsatzes der Unparteilichkeit und der Vertraulichkeit mit der Unterstützung - je nach Art der Meldung - der internen Strukturen des Fonds, um die für die Meldung betreffenden Sachverhalte näher zu untersuchen. Es kann direkt den Urheber der Meldung oder die darin erwähnten Personen anhören; nach Abschluss der Prüftätigkeit ergreift es - unter Begründung - die damit verbundenen Entscheidungen, archiviert gegebenenfalls die Meldung oder fordert den Fonds auf, zu Disziplinar- und Bestrafungszwecken die festgestellten Sachverhalte zu beurteilen und/oder angemessene Eingriffe am OVM vorzunehmen. Das ÜO muss dem Aufsichtsrat die Eröffnung der einleitenden Analyse melden.

Das ÜO:

 

a)    legt nach Abschluss der näheren Untersuchung die Ergebnisse der Beurteilung  vor, damit die am besten geeigneten Maßnahmen getroffen werden;

b)    beendet das Prüfverfahren jederzeit, wenn im Laufe des Prüfverfahrens die Haltlosigkeit der Meldung festgestellt wird, vorbehaltlich der in nachstehendem Punkt f) angeführten Maßnahmen;

c)    prüft, zusammen mit dem Aufsichtsrat, der Risiko-Management-Funktion und der Funktion der Internen Revision eventuelle Initiativen , die vor Schließung der Meldung zu ergreifen sind. Vorstehend beschriebene Tätigkeiten müssen nicht zwangsläufig in der aufgeführten Reihenfolge vorgenommen werden.

Das ÜO und der Aufsichtsrat verpflichten sich zur strikten Einhaltung der im Ethikkodex festgelegten Grundsätze. Im Fall von Anzeigen bezüglich der Bilanz, der Buchführung, der internen Kontrollen und der Rechnungsprüfung kann der Aufsichtsrat bei der Generaldirektion sowie - gegebenenfalls - der Risiko-Management-Funktion und der Funktion der Internen Revision weitere, nähere Untersuchungen beantragen.

Es ist Aufgabe des ÜO, unter Einhaltung der Grundsätze der Unparteilichkeit, der Gerechtigkeit und Vertraulichkeit gegenüber den beteiligten Personen, eine zeitnahe und akkurate Ermittlung durchzuführen: anlässlich der Prüfungen kann das ÜO die Unterstützung der jeweils zuständigen Bereiche/Funktionen/Abteilungen des Fonds in Anspruch nehmen (wo für angemessen erachtet), externe Berater, die auf den Bereich der eingegangenen Meldung spezialisiert sind und deren Einbeziehung der Überprüfung der Meldung dient, wobei die vertrauliche Behandlung und - wo möglich - die Anonymisierung der eventuell in der Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten gewährleistet wird.

Der O.d.V. sorgt dafür:

Dass der meldenden Person innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung ausstellen wird;

• • mit dem Berichtspflichtigen im Gespräch zu bleiben und von diesem gegebenenfalls Ergänzungen zu verlangen;
  • die eingegangenen Berichte gewissenhaft weiterverfolgen;

innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls eine solche Mitteilung nicht erfolgt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der siebentägigen Frist nach Übermittlung des Berichts eine Rückmeldung zu dem Bericht geben.

Nach Beendigung der Prüfphase erstellt das ÜO einen zusammenfassenden Bericht über die erfolgten Ermittlungen und Nachweise und leitet sie dem Verwaltungsrat weiter, um die eventuell umzusetzenden Aktionspläne und die zum Schutz des Fonds einzuleitenden Maßnahmen festzulegen;

Sollte sich hingegen nach Beendigung der Analysen ergeben, dass hinreichend ausführliche Angaben fehlen oder sich die Haltlosigkeit der in der Meldung erwähnten Sachverhalte herausstellen, wird diese vom ÜO zusammen mit den entsprechenden Begründungen archiviert.

Machen die näheren Untersuchungen Verstöße gegen das OVM und/oder den Ethikkodex deutlich bzw. hat das ÜO den begründeten Verdacht, dass eine Straftat begangen wurde, informiert das ÜO den Vorsitzenden des Verwaltungsrats unverzüglich über die Meldung und seine Beurteilungen und anlässlich der erstmöglichen Sitzung auch den Verwaltungs- und den Aufsichtsrat. Das ÜO erstattet dem Verwaltungsrat mindestens einmal jährlich Bericht über die eventuell r eingegangenen Meldungen und das Ergebnis der Ermittlungstätigkeiten.

 

12. Archivierung der Dokumentation

Das ÜO ist verpflichtet, durch die Aufbewahrung computergestützter und/oder papierener Dokumente die eingegangenen Meldungen nachzuweisen, um die komplette Zurückverfolgbarkeit der zur Erfüllung seiner institutionellen Aufgaben ergriffenen Maßnahmen zu gewährleisten.

Die Dokumente im elektronischen Format werden in einem geschützten Verzeichnis aufbewahrt, zu dem nur ausdrücklich vom ÜO befugte Personen Zugang erhalten.

Bei Meldungen, die offensichtlich mit böswilliger Absicht, im Einklang mit den Ausführungen in vorstehenden Absätzen des Verfahrens erstattet wurden, behält es sich der ÜO vor, diese zu archivieren und die Namen und Angaben zu streichen, die die Identifizierung der gemeldeten Personen ermöglichen könnten. Die Dokumente in Papierform werden an einem identifizierten Ort archiviert, dessen Zugang den Mitgliedern des ÜO oder den ausdrücklich vom ÜO befugten Personen gestattet ist.

13. Beschränkungen des Schutzes – Verantwortung der meldenden Person

 

Der von der Norm vorgesehene Schutz beschränkt sich auf den internen Bereich und gilt im Wesentlichen im Disziplinarbereich und im Rahmen des Arbeitsverhältnisses.

Die Schutzmaßnahmen gemäß Art. 54 bis des Gv. D. Nr. 165/2001, geändert durch den Artikel 1 des Gesetzes 179/2017, werden hingegen in den Fällen nicht garantiert, in denen, auch mit einem Urteil erster Instanz, die strafrechtliche Verantwortung der meldenden Person – für die Straftatbestände der Verleumdung oder Diffamierung bzw. für durch die Meldung begangene Straftaten oder ihre zivilrechtliche Verantwortung, aus dem gleichen Grund, bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit – festgestellt wurde.

Stellt sich die Meldung infolge der internen Ermittlungen des ÜO als eindeutig haltlos heraus, als aus opportunistischen Zwecken begangen oder lediglich zur Schädigung der gemeldeten Person oder anderer Personen, meldet das ÜO das Ergebnis der Ermittlungen dem Aufsichtsrat, und dem Verwaltungsrat, damit sie die ihnen zustehenden Maßnahmen, auch in Bezug auf die disziplinäre Verantwortung der meldenden Person ergreifen können.

 

14. Schlussbestimmungen

 

Dieses Verfahren unterliegt der regelmäßigen Überarbeitung, um es auf mögliche Lücken oder Missverständnisse seitens der Arbeitnehmer des Fonds oder aller anderen betroffenen Personen hin zu prüfen.

Soweit nicht in diesem Verfahren vorgesehen, wird auf die in der Präambel genannten Rechtsquellen verwiesen.

 

15. Veröffentlichung

 

Wie in vorstehendem Absatz 4 vorgesehen, wird dieses Verfahren zusammen mit dem Meldeformular über rechtswidrige Handlungen auf der Website des Fonds www.laborfonds.it veröffentlicht.