INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI FORNITI CON IL MODULO PER LA SEGNALAZIONE DI PRESUNTE CONDOTTE ILLECITE E IRREGOLARITÀ AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

Il “Fondo Pensione Laborfonds”, in qualità di Titolare del trattamento, la informa ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito anche “GDPR”) che:

1. Chi è il Titolare del Trattamento?

Titolare del trattamento è il Fondo Pensione Laborfonds - Fondo pensione complementare per i lavoratori dipendenti dai datori di lavoro operanti nel territorio del Trentino-Alto Adige (in seguito, “Laborfonds” o il “Fondo” o il “Titolare del trattamento” o il “Titolare”), con sede legale a Bolzano, Via Andreas Hofer, 3H iscritto all’albo dei fondi pensione al numero 93, C.F. 94062990216 a cui lei potrà rivolgersi per far valere i suoi diritti. Di seguito si elencano le informazioni di contatto del Titolare:

- Indirizzo: Bolzano (Via Andreas Hofer, 3H) o sede di Trento (Piazza delle Erbe, 2)

- PEC: laborfonds.pec@actaliscertymail.it

- Indirizzo mail: legale@laborfonds.it

2. Chi sorveglia l’osservanza della normativa sui dati personali?

(Responsabile della Protezione dei Dati)

Responsabile della Protezione dei Dati è Agostino Oliveri di Sicurdata S.r.l.. Si elencano di seguito le informazioni di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati:

- Telefono: + 39 055 750 808

- Fax: + 39 055 750 808

- Indirizzo: Via Ernesto Codignola, 10/a – 50018 Scandicci (FI)

- PEC: sicurdatasrl@pec.pec-opendata.com

- Indirizzo mail: a.oliveri@opendata.it

3. Quali sono i dati personali acquisiti?

(Dati personali raccolti e natura dei dati trattati)

I dati da acquisire possono essere dati comuni o particolari. Sono dati comuni quelli anagrafici e identificativi quali, a titolo esemplificativo: cognome, nome, data di nascita, residenza, abitazione, codice fiscale, Sono dati particolari quelli descritti dall’art. 9 RGPD (a titolo esemplificativo e non esaustivo: dati relativi alla salute, dati che rivelino le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche).

4. Dove vengono raccolti i dati personali?

(Fonte dei dati personali)

I dati personali in possesso del Fondo sono raccolti mediante la compilazione del Modulo di segnalazione o secondo quanto indicato nell’apposita procedura di segnalazione di presunte disponibile sul sito internet www.laborfonds.it.

5. Per quali finalità e in che modo vengono trattati i dati personali?

(Finalità del trattamento e modalità del trattamento)

I dati personali degli interessati saranno trattati per le finalità connesse alla gestione, da parte dell’Organismo di Vigilanza del Fondo, della procedura di segnalazione di presunte irregolarità ai sensi del D. Lgs. 24/2023, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.”, e per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite da pubbliche autorità a ciò legittimate o da organi di vigilanza a cui il Fondo è soggetto.

Ai sensi e per gli effetti dell’articolo 5 del RGPD, i dati personali di cui il Fondo viene a conoscenza ai fini della presente procedura dovranno essere:

• trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato;
• raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con le finalità per cui i dati sono trattati;
• adeguati e pertinenti e limitati a quanto necessario per le finalità per le quali sono trattati;
• esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per i quali sono stati trattati;
• conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;
• trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita o distruzione o dal danno.

6. Quali sono i presupposti che autorizzano Laborfonds a trattare i dati personali?

(Base Giuridica del trattamento)

La base giuridica del trattamento è l’adempimento di obblighi di legge ai sensi dell’art. 6.1 lett. (c) RGDP.

7. A chi possono essere comunicati i dati?

(Destinatari dei dati)

Destinatario dei dati personali è l’Organismo di Vigilanza di Laborfonds che, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dalla procedura di gestione delle segnalazioni (Whistleblowing) adottata dal Fondo, è tenuto a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. Nella fase di accertamento della fondatezza della segnalazione, laddove si renda necessario per esigenze connesse alle attività istruttorie, i dati personali potranno essere inoltrati ad altre Aree/Unità/Funzioni del Fondo. In tale ipotesi, i richiamati doveri di comportamento volti ad assicurare la riservatezza dell’identità del Segnalante graveranno su chi sia stato coinvolto a supporto dell’Organismo di Vigilanza.

I dati personali potranno essere rivelati al Direttore Generale e/o all’incolpato esclusivamente nei casi in cui vi sia il consenso espresso del Segnalante ovvero la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata unicamente sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato.

Sussistendone gli estremi, i dati personali potranno essere comunicati anche a soggetti terzi, ricompresi nelle seguenti categorie:

a)  Consulenti (Studi Legali, ecc.)

b)  Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale, della conservazione dei dati personali dei dipendenti, dello sviluppo e/o esercizio dei sistemi informativi a ciò dedicati

c)  Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative.

In ogni caso, i dati personali non saranno oggetto di diffusione.

8. Trasferimento dei dati personali al di fuori dell’Unione Europea

(Trasferimento dei dati all’estero)

I dati personali possono essere trasferiti, sempre per le medesime finalità, verso Paesi dell’Unione Europea e verso Paesi terzi rispetto all’Unione Europea. Il trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea avverrà solo verso soggetti che garantiscano un adeguato livello di protezione del trattamento e verso Paesi per i quali le competenti Autorità hanno emesso una decisione di adeguatezza e verso soggetti che hanno fornito idonee garanzie al trattamento dei dati attraverso adeguati strumenti normativi/contrattuali quali ad esempio la sottoscrizione di clausole contrattuali standard.

9. Non si effettuano profilazioni

(Processo decisionale basato sul trattamento automatizzato)

Laborfonds non effettua alcun processo decisionale basato su un trattamento automatizzato dei dati personali dell’interessato.

10. Per quanto tempo Laborfonds conserva i dati personali?

(Periodo di conservazione dei dati)

I dati saranno conservati per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della Segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione. Successivamente, tali dati saranno distrutti (diritto all’oblio) o resi in forma anonima (pseudonimizzazione) se necessari per finalità statistiche o di storicizzazione.

11. Perché è necessario trasmettere i dati a Laborfonds?

(Natura del conferimento)

Il conferimento dei dati del Segnalante è obbligatorio nella “segnalazione nominativa”. Un eventuale rifiuto al conferimento dei dati nella “segnalazione nominativa” rende impossibile seguire l’iter della procedura descritta nella “Whistleblowing policy - procedura segnalazione di illeciti all’Organismo di Vigilanza”. Il conferimento dei dati del Segnalante è facoltativo nella “segnalazione anonima”; tuttavia l’applicazione della procedura di segnalazione sarà possibile solo qualora le segnalazioni siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

12. Quali sono i diritti come interessato del trattamento?

(Diritti dell’interessato)

Ai sensi degli articoli 7, 15, 16, 17, 18, 20, 21 e 22 del Regolamento UE n. 2016/679, in qualità di interessato Lei ha diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che la riguarda ed in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati e alle seguenti informazioni concernenti l’indicazione:

1. 1. delle finalità del trattamento;
   2. delle categorie di dati personali in questione;
   3. dei destinatari o delle categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di Paesi terzi o organizzazioni internazionali;
   4. quando possibile, del periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
   5. di tutte le informazioni disponibili sull’origine dei dati qualora essi non siano raccolti presso l'interessato;
   6. dell'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

Ha, inoltre:

1. 7. il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano senza ingiustificato ritardo;
   8. il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione (“diritto all’oblio”) dei dati personali che la riguardano senza ingiustificato ritardo; 
   9. il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento;
   10. il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali;
   11. il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano;
   12. il diritto di revocare il suo consenso in qualsiasi momento;
   13. il diritto di proporre reclamo a un'Autorità di controllo;
   14. il diritto di essere informato dell'esistenza di garanzie adeguate, qualora i dati personali siano trasferiti a un Paese terzo o a un'organizzazione internazionale;
   15. il diritto di ottenere una copia dei dati oggetto del trattamento.

Per esercitare tali diritti può rivolgersi al Titolare o al Responsabile della Protezione dei Dati ai punti di contatto indicati al paragrafo 1 - Titolare del Trattamento, inoltrando apposita richiesta mediante lettera raccomandata, fax e/o posta elettronica.